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Rechtliches

Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit dieser Website ist:

boreas ag
Stockerstrasse 26
CH-8614 Bertschikon
Schweiz

E-Mail: info@boreas.ch
Telefon: +41 43 443 12 30
Datenschutzkontakt: Uwe Singer

2. Geltungsbereich und Rechtsgrundlagen

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie boreas Personendaten bearbeitet, wenn Sie boreas.ch und die darüber angebotenen Funktionen nutzen oder mit boreas Kontakt aufnehmen. Das Angebot richtet sich aktiv an Unternehmen und Personen in der Deutschschweiz; boreas spricht den EU- oder EWR-Markt nicht gezielt an.

Massgebend ist insbesondere das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG). Die blosse Abrufbarkeit der Website im EU- oder EWR-Raum begründet nach Einschätzung von boreas keine gezielte Ausrichtung auf diesen Markt. Soweit die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) in einem Einzelfall dennoch anwendbar ist, stützt boreas die Bearbeitung je nach Zweck insbesondere auf die Durchführung vorvertraglicher Massnahmen oder eines Vertrags, berechtigte Interessen, gesetzliche Pflichten oder eine Einwilligung.

3. Welche Daten bearbeitet werden

Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:

  • technische Zugriffsdaten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser- und Geräteangaben sowie Status- und Fehlerdaten;
  • Angaben, die Sie Aplino mitteilen, einschliesslich Ihrer Frage und des im Browser gehaltenen Gesprächsverlaufs;
  • eine zufällig erzeugte Sitzungskennung für Aplino;
  • Kontakt- und Inhaltsdaten, die Sie per E-Mail, Telefon oder bei einer Terminbuchung übermitteln;
  • Ihre E-Mail-Adresse sowie Anmelde-, Bestätigungs- und Abmeldestatus, wenn Sie den Newsletter abonnieren;
  • weitere Daten, die für die Bearbeitung einer Anfrage oder die Anbahnung beziehungsweise Durchführung eines Vertrags erforderlich sind.

Bitte übermitteln Sie über Aplino keine Passwörter, besonders schützenswerten Personendaten, Kundendaten oder vertraulichen Geschäftsinformationen.

4. Zwecke der Datenbearbeitung

boreas bearbeitet Personendaten insbesondere, um:

  • die Website und ihre Funktionen sicher und zuverlässig bereitzustellen;
  • technische Fehler und missbräuchliche Zugriffe zu erkennen und zu beheben;
  • Fragen über Aplino zu beantworten;
  • Kontakt-, Beratungs- und Terminanfragen zu bearbeiten;
  • den Newsletter zu versenden, Anmeldungen zu bestätigen und Abmeldungen zu verwalten;
  • vorvertragliche Abklärungen und vertragliche Leistungen durchzuführen;
  • gesetzliche Pflichten zu erfüllen und Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.

5. Aufruf der Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf der Website übermittelt Ihr Browser technisch notwendige Daten an den Webserver. Dazu gehören regelmässig die IP-Adresse, Zeitpunkt und Ziel des Zugriffs, übertragene Datenmenge, Statuscode, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemangaben. Der Webserver kann diese Angaben in Protokolldateien speichern.

Die Bearbeitung dient der Auslieferung der Website, der Systemsicherheit, der Fehleranalyse und dem Schutz vor Missbrauch. Zugriff auf Protokolle erhalten nur Personen und Dienstleister, die diese Daten für Betrieb, Sicherheit oder Fehlerbehebung benötigen.

  • Hostinganbieter beziehungsweise Serverbetreiber: iWay AG
  • Serverstandort: Zürich, Schweiz
  • Aufbewahrungsdauer der IIS-, Proxy- und Firewall-Protokolle: 48 Stunden
  • Weitere Sicherheits- oder Monitoringdienste: keine

6. Aplino KI-Assistent

6.1 Übermittelte Inhalte

Wenn Sie Aplino verwenden, sendet der Browser Ihre Frage, die zufällige Aplino-Sitzungskennung und bis zu sechs im Browser gehaltene vorherige Gesprächseinträge an den boreas-Webserver. Eine einzelne Eingabe ist derzeit auf 500 Zeichen begrenzt. Der Server ordnet der Frage passende Auszüge aus der freigegebenen boreas-Wissensbasis zu.

Im produktiven KI-Betrieb werden folgende Angaben an OpenAI weitergeleitet:

  • Ihre aktuelle Frage;
  • der für die Antwort benötigte vorherige Gesprächsverlauf;
  • passende Auszüge aus der boreas-Wissensbasis und technische Anweisungen;
  • eine aus der zufälligen Sitzungskennung abgeleitete pseudonyme Sicherheitskennung.

Die Frage wird zudem über den Moderationsdienst von OpenAI auf unzulässige Inhalte geprüft. Die IP-Adresse Ihres Endgeräts wird vom boreas-Server für die technische Verbindung und die Begrenzung auf derzeit zehn Anfragen pro Minute verarbeitet. Die Anfrage an OpenAI erfolgt serverseitig; der OpenAI-API-Schlüssel wird nicht an den Browser übertragen.

6.2 Speicherung und Verlauf

Der Inhalt der Unterhaltung wird vom aktuellen Aplino-Frontend nur während der geöffneten Seite im Browser gehalten. Im sessionStorage des Browsers wird eine zufällige Sitzungskennung abgelegt; sie endet grundsätzlich mit der Browsersitzung. Die boreas-Anwendung speichert Chattexte nicht dauerhaft und protokolliert sie nicht ausdrücklich.

Technisch eingesetzt wird die OpenAI API Platform als serverseitige Entwickler- beziehungsweise Unternehmens-API, nicht die Endbenutzeranwendung ChatGPT. Aplino verwendet die Responses API unter /v1/responses mit dem standardmässig konfigurierten Modell gpt-5.6-terra sowie die Moderations-API unter /v1/moderations mit omni-moderation-latest. Das Modell kann im Serverbetrieb über die Konfiguration geändert werden; massgebend ist deshalb immer die produktiv gesetzte Konfiguration.

Die Anfrage an die Responses API setzt ausdrücklich store: false. OpenAI legt damit kein über die API später abrufbares Response-Objekt als Anwendungszustand an. Diese Einstellung verhindert jedoch nicht jede vorübergehende Verarbeitung:

  • OpenAI kann standardmässig Missbrauchsüberwachungsprotokolle mit Eingaben, Ausgaben und daraus abgeleiteten Metadaten für bis zu 30 Tage aufbewahren. Eine längere Aufbewahrung ist möglich, wenn sie gesetzlich erforderlich oder zum Schutz der Dienste oder Dritter vernünftigerweise notwendig ist.
  • Verschlüsselte Zwischenergebnisse des Prompt-Cachings können als technischer Anwendungszustand bis zu 24 Stunden bestehen bleiben.
  • Für den Endpunkt /v1/moderations weist die aktuelle OpenAI-Dokumentation weder eine Aufbewahrung für Missbrauchsüberwachung noch einen dauerhaften Anwendungszustand aus.
  • Eine kürzere beziehungsweise ausgeschlossene Inhaltsaufbewahrung über Modified Abuse Monitoring oder Zero Data Retention setzt eine gesonderte Freigabe und Konfiguration des OpenAI-Projekts voraus. Eine solche Konfiguration ist in der aktuellen Aplino-Umsetzung nicht vorausgesetzt.

OpenAI verwendet Eingaben und Ausgaben der API nach den veröffentlichten Standardeinstellungen nicht zum Trainieren oder Verbessern der Modelle. Eine Verwendung wäre nur bei einer ausdrücklichen freiwilligen Datenfreigabe beziehungsweise einem Opt-in der API-Organisation vorgesehen. Die Aplino-Anwendung aktiviert kein solches Opt-in; die entsprechende Organisationseinstellung darf für das produktive boreas-Projekt nicht aktiviert werden.

Die Aplino-Anwendung sendet ihre Anfragen derzeit an den globalen Endpunkt https://api.openai.com/v1/. Eine ausschliessliche Speicherung oder Verarbeitung in der Schweiz oder im EWR ist damit technisch nicht konfiguriert. OpenAI bietet zwar einen europäischen Endpunkt für Speicherung und Verarbeitung in Europa einschliesslich der Schweiz an; dessen Nutzung setzt für die verwendeten Dienste jedoch eine entsprechend freigeschaltete Organisation mit einer berechtigten Aufbewahrungskonfiguration voraus. Diese regionale Konfiguration ist nicht Bestandteil der aktuellen Umsetzung.

Vertragspartnerin für die abgerechnete API-Nutzung ist OpenAI OpCo, LLC, 1455 3rd Street, San Francisco, California 94158, USA. Das API-Konto wird an Uwe Singer für die boreas ag fakturiert. Die Geltung des OpenAI Data Processing Addendum für die verwendete API-Organisation wurde von boreas bestätigt. Damit sind die darin vorgesehenen vertraglichen Garantien für Bekanntgaben aus der Schweiz Bestandteil der Nutzung der OpenAI API Platform.

Technische Grundlage dieser Angaben ist die aktuelle Dokumentation Data controls in the OpenAI platform.

6.3 Zweck

Die Bearbeitung dient dazu, Fragen zu boreas und aplixERP automatisiert zu beantworten, passende Informationen und Kontaktmöglichkeiten bereitzustellen, Missbrauch zu verhindern und den Dienst sicher zu betreiben. Aplino kann Fehler machen und ersetzt keine verbindliche Beratung oder vertragliche Auskunft.

7. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie boreas per E-Mail oder Telefon kontaktieren, bearbeitet boreas die von Ihnen übermittelten Kontakt- und Inhaltsdaten, um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls vorvertragliche oder vertragliche Schritte durchzuführen.

Die Angaben werden so lange aufbewahrt, wie dies für die Bearbeitung, die Geschäftsbeziehung, gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten oder die Durchsetzung von Ansprüchen erforderlich ist.

  • E-Mail-Anbieter und Serverstandort: iWay AG, Zürich
  • Allgemeine Anfragen: fünf Jahre
  • Geschäfts- und vertragsrelevante Korrespondenz: zehn Jahre

8. Terminbuchung über Calendly

Für die freiwillige Online-Terminbuchung verwendet boreas den Standard-Tarif von Calendly. Die Lizenz ist Uwe Singer für die boreas ag zugeordnet. Vertragspartnerin und technische Anbieterin ist Calendly LLC.

Calendly ist nicht direkt in boreas.ch eingebettet. Die Website enthält ausschliesslich externe Links zur Terminbuchungsseite von Uwe Singer. Erst wenn Sie einen solchen Link öffnen, verlassen Sie boreas.ch und stellen eine direkte Verbindung zu Calendly her. Die Links öffnen sich in einem neuen Fenster und verwenden rel="noreferrer"; der Browser übermittelt deshalb keine Referrer-Angabe zur zuvor besuchten boreas-Seite. Calendly erhält beim Aufruf technisch notwendige Angaben wie IP-Adresse, Zeitpunkt sowie Browser- und Geräteinformationen.

Im Buchungsformular werden Name und Vorname, die E-Mail-Adresse sowie Traktanden beziehungsweise Angaben zum gewünschten Gesprächsthema in einem freien Textfeld erhoben. Bitte tragen Sie in das freie Textfeld keine Passwörter, besonders schützenswerten Personendaten oder vertraulichen Kunden- und Geschäftsdaten ein.

Calendly verarbeitet die Angaben, um verfügbare Termine anzuzeigen, die Buchung vorzunehmen und die erforderlichen Terminbestätigungen zu versenden. Der gebuchte Termin wird mit dem Exchange-Kalender von Uwe Singer synchronisiert, der bei iWay AG betrieben wird. Dadurch werden die Buchungsangaben auch im verbundenen Exchange-Kalender gespeichert. Es werden keine zusätzlichen Calendly-Workflows, SMS-Benachrichtigungen, Meeting Recaps, Aufzeichnungen oder Transkriptionen eingesetzt.

boreas ist für die Auswahl des Dienstes, die erhobenen Formularfelder, den Zweck der Terminvereinbarung und die Aufbewahrungsdauer verantwortlich. Calendly verarbeitet die Buchungsdaten im Rahmen der Terminbereitstellung grundsätzlich als Auftragsbearbeiterin. Für eigene Konto-, Abrechnungs-, Sicherheits-, Compliance- und interne Betriebszwecke kann Calendly nach ihrer Datenschutzerklärung selbst verantwortlich sein.

Die Buchungsdaten werden bei boreas im verbundenen Exchange-Kalender während fünf Jahren aufbewahrt und danach gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht oder ein überwiegender Grund eine längere Aufbewahrung erfordert. Für Buchungsdaten, die zu diesem Zeitpunkt noch im Calendly-Konto vorhanden sind, gilt dieselbe betriebliche Löschfrist. Soweit die Löschung dort nicht automatisch erfolgt, wird sie durch boreas vorgenommen. Die allgemeine technische oder gesetzliche Restaufbewahrung bei Calendly richtet sich nach den Kundenbedingungen und der Datenschutzerklärung von Calendly.

Calendly LLC hat Sitz in den USA und kann Personendaten in den USA sowie in weiteren Staaten verarbeiten lassen. Gemäss dem Calendly Data Processing Addendum erfolgen Übermittlungen aus der Schweiz in die USA auf Grundlage des Swiss-U.S. Data Privacy Framework und, falls dieses nicht anwendbar ist oder wegfällt, auf Grundlage der Standardvertragsklauseln mit den für die Schweiz vorgesehenen Anpassungen. Calendly setzt weitere Unterauftragsbearbeiter ein.

Die Nutzung von Calendly ist freiwillig. Alternativ können Sie boreas per E-Mail oder Telefon kontaktieren. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Calendly und im Data Processing Addendum von Calendly.

9. Newsletter und Mailchimp

Für Anmeldung, Versand, Erfolgsmessung und Abmeldung des boreas-Newsletters verwendet boreas den Standard-Tarif von Mailchimp für bis zu 5'000 Kontakte. Das Mailchimp-Konto und der Vertrag lauten auf die boreas ag. Betreiberin des Dienstes ist The Rocket Science Group LLC, handelnd als Mailchimp und Teil der Intuit-Unternehmensgruppe.

Auf der Website können Sie sich unter Angabe Ihrer E-Mail-Adresse für den Newsletter anmelden. Für die Anmeldung wird das Double-Opt-in-Verfahren eingesetzt: Nach dem Absenden des Formulars erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie die Anmeldung bestätigen müssen. Erst danach wird Ihre Adresse für den Newsletterversand aktiviert. In Mailchimp werden die E-Mail-Adresse, Anmelde-, Bestätigungs- und Abmeldestatus sowie, soweit vorhanden, Name und Vorname bearbeitet.

Von Marketing- oder Adressanbietern bezogene Kontakte werden weder in Mailchimp importiert noch per E-Mail um eine Einwilligung gebeten. Ein solcher Kontakt wird erst dann in Mailchimp aufgenommen, wenn die betroffene Person den Newsletter selbständig und nachweisbar im Double-Opt-in-Verfahren abonniert hat.

Jeder Newsletter enthält einen Abmeldelink. Wenn Sie diesen verwenden, wird der weitere Newsletterversand sofort beendet. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Mailchimp misst standardmässig die Öffnung von Newslettern mithilfe einer kontaktbezogenen unsichtbaren Grafik und registriert Klicks über kontaktbezogene Links. Dadurch kann Mailchimp erkennen, ob ein bestimmter Kontakt einen Newsletter geöffnet oder einen darin enthaltenen Link angeklickt hat. boreas verwendet diese Angaben ausschliesslich in Form zusammengefasster Mengen und Prozentwerte zur Beurteilung der Newsletter und nicht für individuelle Profile oder personenbezogene Folgemassnahmen. Zusätzliche Analyse- oder Trackingdienste, Automationen, SMS-Funktionen oder vergleichbare Mailchimp-Funktionen werden nicht eingesetzt.

Die Startseite zeigt zudem die letzten veröffentlichten Newsletter über ein von Mailchimp geladenes Archiv-Script. Beim Laden dieser Liste stellt Ihr Browser eine Verbindung zu Mailchimp her. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Referrer sowie Browser- und Geräteangaben an Mailchimp übermittelt werden. Der direkte Link zum vollständigen Archiv führt ebenfalls auf eine von Mailchimp betriebene Website.

Abgemeldete sowie dauerhaft nicht erreichbare Kontakte werden einmal jährlich dauerhaft aus Mailchimp gelöscht und nicht lediglich archiviert. Bis zur nächsten Bereinigung bleiben sie vom Versand ausgeschlossen. Bei der dauerhaften Löschung entfernt Mailchimp die personenbezogenen Kontaktangaben und anonymisiert die zugehörigen Daten in den Kampagnenberichten. Veröffentlichte Newsletter und nicht mehr personenbezogene, zusammengefasste Kampagnenergebnisse können weiter aufbewahrt werden.

Mailchimp bearbeitet die Newsletterdaten für boreas grundsätzlich als Auftragsbearbeiterin. Das Data Processing Addendum von Mailchimp ist Bestandteil des Vertrags. Mailchimp beziehungsweise Intuit kann Daten in den USA und weiteren Staaten bearbeiten und weitere Unterauftragsbearbeiter einsetzen. Für Übermittlungen aus der Schweiz sieht das Data Processing Addendum insbesondere die Standardvertragsklauseln mit den für das Schweizer Datenschutzrecht vorgesehenen Anpassungen vor. Für eigene Konto-, Abrechnungs-, Sicherheits-, Missbrauchsbekämpfungs- und Compliance-Zwecke kann Mailchimp beziehungsweise Intuit Daten in eigener Verantwortung bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Intuit und im Data Processing Addendum von Mailchimp.

10. Cookies und Browserspeicher

Nach gegenwärtigem Stand setzt boreas.ch selbst keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Für Aplino wird eine zufällige Sitzungskennung im sessionStorage des Browsers gespeichert. Diese Kennung dient dazu, Anfragen derselben geöffneten Browsersitzung technisch zuzuordnen und Missbrauch zu begrenzen; sie enthält nach dem vorgesehenen Aufbau keinen Namen und keine E-Mail-Adresse.

Das Newsletter-Archiv wird von Mailchimp nachgeladen. Externe Mailchimp-Seiten, die Sie für Anmeldung, Bestätigung, Archiv oder Abmeldung öffnen, können eigene Cookies oder ähnliche Technologien nach den Bestimmungen von Mailchimp beziehungsweise Intuit einsetzen.

Wenn künftig Analyse-, Marketing- oder weitere nicht notwendige Dienste eingebunden werden, wird diese Datenschutzerklärung vor deren Aktivierung angepasst. Soweit erforderlich, wird vorher eine Einwilligung eingeholt.

11. Externe Links und fremde Websites

Die Website enthält Links zu fremden Angeboten, unter anderem zu Termin-, Partner-, Berufs- und Fachportalen. Wenn Sie einen externen Link öffnen, bearbeiten die Betreiber dieser Websites Daten in eigener Verantwortung. Es gelten deren Datenschutzerklärungen. boreas hat keinen Einfluss auf die Datenbearbeitung auf fremden Websites.

12. Empfänger und Auftragsbearbeiter

boreas gibt Personendaten nur weiter, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht, Sie eingewilligt haben oder ein überwiegendes Interesse beziehungsweise eine andere zulässige Grundlage besteht. Mögliche Empfänger sind insbesondere:

Empfänger/KategorieZweckStandort/ÜbermittlungAufbewahrung
iWay AG; Websitebetrieb auf dem von boreas betriebenen Microsoft IIS in der Infrastruktur von iWayBereitstellung der Website und der Aplino-Schnittstelle, Netzwerkbetrieb, Sicherheit und technischer SupportSchweiz, ZürichIIS-, Proxy-, Firewall- und Sicherheitsprotokolle werden während 48 Stunden aufbewahrt
OpenAI OpCo, LLC; OpenAI API Platform, fakturiert an Uwe Singer für die boreas ag; Data Processing Addendum bestätigtModeration und Beantwortung von Aplino-FragenGlobaler API-Endpunkt; keine regionale Datenhaltung konfiguriert; Bearbeitung ausserhalb der Schweiz möglich; vertragliche Garantien gemäss OpenAI Data Processing AddendumResponses: kein abrufbarer Anwendungszustand bei store: false; Missbrauchsüberwachungsprotokolle bis zu 30 Tage; Prompt-Caching bis zu 24 Stunden; Moderation ohne ausgewiesene Inhaltsaufbewahrung
Calendly LLC, Standard-Tarif; Lizenz Uwe Singer für boreas agFreiwillige Online-Terminbuchung, Bestätigung und Synchronisation mit dem Exchange-KalenderUSA und weitere Staaten; Swiss-U.S. Data Privacy Framework beziehungsweise Standardvertragsklauseln mit Schweizer AnpassungenBei boreas fünf Jahre; zusätzliche technische oder gesetzliche Restaufbewahrung bei Calendly gemäss Vertrag und Datenschutzerklärung
The Rocket Science Group LLC, handelnd als Mailchimp (Intuit); Standard-Tarif bis 5'000 Kontakte, Konto der boreas agNewsletter-Anmeldung, Double-Opt-in, Versand, Öffnungs- und Klickmessung, Abmeldung und öffentliches ArchivUSA und weitere Verarbeitungsstaaten; Standardvertragsklauseln mit Anpassungen für das Schweizer DatenschutzrechtAktive Kontakte bis zur Abmeldung; abgemeldete und dauerhaft nicht erreichbare Kontakte werden einmal jährlich dauerhaft gelöscht; Berichtsdaten werden dabei anonymisiert
iWay AG; E-Mail- und Exchange-DiensteBearbeitung allgemeiner, vorvertraglicher und vertraglicher Kommunikation sowie Speicherung der mit Calendly synchronisierten TermineSchweiz, ZürichAllgemeine Anfragen und Kalendereinträge fünf Jahre; geschäfts- und vertragsrelevante Korrespondenz zehn Jahre; gesetzlich oder zur Anspruchssicherung erforderliche längere Aufbewahrung bleibt vorbehalten

Auftragsbearbeiter werden vertraglich verpflichtet, Daten nur nach Weisung und angemessen geschützt zu bearbeiten, soweit dies rechtlich erforderlich ist.

13. Bekanntgabe ins Ausland

Abgesehen von den nachfolgend genannten Onlinediensten unterhält boreas nach aktuellem Stand keinen bewussten oder regelmässigen Austausch von Personendaten mit Unternehmen im Ausland. Aufgrund der Nutzung von OpenAI, Calendly und Mailchimp können Personendaten jedoch technisch in die USA und weitere Staaten bekanntgegeben oder dort bearbeitet werden:

  • OpenAI OpCo, LLC / OpenAI API Platform: Eingaben an Aplino, technische Metadaten und die daraus erzeugten Antworten werden über den globalen API-Endpunkt verarbeitet. Eine ausschliessliche Bearbeitung in der Schweiz oder im EWR ist nicht konfiguriert. Die Geltung des OpenAI Data Processing Addendum für die verwendete API-Organisation und die darin vorgesehenen vertraglichen Garantien für Auslandübermittlungen wurden von boreas bestätigt.
  • Calendly LLC: Buchungs- und Kontaktdaten können in den USA und weiteren Staaten bearbeitet werden. Gemäss dem Calendly Data Processing Addendum stützen sich Übermittlungen aus der Schweiz auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework, soweit die betreffende US-Gesellschaft dafür zertifiziert ist, und andernfalls insbesondere auf Standardvertragsklauseln mit den für die Schweiz vorgesehenen Anpassungen.
  • The Rocket Science Group LLC / Mailchimp (Intuit): Newsletter-Kontaktdaten, Anmelde- und Abmeldestatus sowie Öffnungs- und Klickdaten können in den USA und weiteren Staaten bearbeitet werden. Beim Laden des öffentlichen Newsletter-Archivs werden zudem technische Zugriffsdaten direkt vom Browser an Mailchimp übermittelt. Das Mailchimp Data Processing Addendum sieht für Übermittlungen aus der Schweiz insbesondere Standardvertragsklauseln mit Anpassungen für das Schweizer Datenschutzrecht vor.

Personendaten können ohne zusätzliche vertragliche Garantien in Staaten bekanntgegeben werden, für die der Schweizer Bundesrat ein angemessenes Datenschutzniveau anerkannt hat. Bei US-Unternehmen gilt dies nur, soweit sie für die betreffenden Daten nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. In anderen Fällen werden, soweit erforderlich, anerkannte Standarddatenschutzklauseln und ergänzende Schutzmassnahmen verwendet oder es wird auf eine gesetzlich vorgesehene Ausnahme abgestellt. Weitere Informationen stellt der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte zur Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland bereit.

14. Aufbewahrung und Löschung

boreas bewahrt Personendaten nur so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die Sicherheit sowie die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine Pflicht oder ein überwiegender Grund zur weiteren Aufbewahrung besteht.

DatenkategorieVorgesehene Dauer
Webserver-, Proxy-, Firewall- und Sicherheitsprotokolle48 Stunden
Aplino-Chatinhalt in der boreas-AnwendungKeine dauerhafte Speicherung; der Chatinhalt wird nur während der geöffneten Seite im Browser gehalten
Aplino-Sitzungskennung im BrowserGrundsätzlich bis zum Ende der Browsersitzung
Daten beim KI-AnbieterResponses: kein abrufbarer Anwendungszustand bei store: false; Missbrauchsüberwachungsprotokolle standardmässig bis zu 30 Tage; verschlüsseltes Prompt-Caching bis zu 24 Stunden; Moderation ohne ausgewiesene Inhaltsaufbewahrung; gesetzliche beziehungsweise sicherheitsbedingte Ausnahmen bleiben vorbehalten
Allgemeine KontaktanfragenFünf Jahre
Vertrags- und Geschäftsunterlagen einschliesslich geschäfts- und vertragsrelevanter KorrespondenzZehn Jahre; eine längere Aufbewahrung bleibt vorbehalten, soweit sie gesetzlich vorgeschrieben oder zur Geltendmachung beziehungsweise Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist
Calendly-Buchungen und synchronisierte KalendereinträgeFünf Jahre; anschliessende Löschung bei boreas und, soweit noch vorhanden, im Calendly-Konto, sofern keine Pflicht oder ein überwiegender Grund für eine längere Aufbewahrung besteht
Newsletter-Kontaktdaten und EinwilligungsnachweisAktive Kontakte bis zur Abmeldung; sofortiger Versandstopp nach Abmeldung; abgemeldete und dauerhaft nicht erreichbare Kontakte werden bei der nächsten jährlichen Bereinigung dauerhaft gelöscht
Personenbezogene Mailchimp-Öffnungs- und KlickdatenBis zur dauerhaften Löschung des Kontakts bei der jährlichen Bereinigung; anschliessend Anonymisierung in den Kampagnenberichten
Veröffentlichte Newsletter und zusammengefasste Mailchimp-KampagnenergebnisseWeitere Aufbewahrung als öffentliches Archiv beziehungsweise nicht personenbezogene Geschäftsstatistik möglich

15. Datensicherheit

boreas trifft angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um Personendaten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff und unberechtigter Veränderung zu schützen. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung per HTTPS, Zugriffsbeschränkungen, getrennte serverseitige Verwaltung von Geheimnissen, Eingabe- und Grössenbegrenzungen sowie technische Schutzmassnahmen gegen übermässige Anfragen.

Eine vollständig risikofreie Datenübertragung und -speicherung kann nicht garantiert werden.

16. Rechte betroffener Personen

Im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts können Sie insbesondere Auskunft über Ihre bearbeiteten Personendaten, deren Berichtigung oder Löschung, die Herausgabe oder Übertragung bestimmter Daten sowie gegebenenfalls die Einschränkung oder einen Widerspruch gegen eine Bearbeitung verlangen. Eine erteilte Einwilligung können Sie grundsätzlich mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Für die Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an info@boreas.ch. boreas kann einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen. Gesetzliche Einschränkungen und Ausnahmen bleiben vorbehalten.

Sie können sich zudem an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

boreas kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die Website, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern. Massgebend ist die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung.

Letzte Aktualisierung: 9. Oktober 2026